در مباحث گذشته روش صدور سند مالکیت المثنی بطور مشروح توضیح داده شد حال چنانچه بعد از صدور و تسلیم سند المثنی سندمالکیت اولیه پیدا شود و مراتب به اداره ثبت محل وقوع ملک اعلام گردد.بشرح زیر عمل می شود:
رئیس ثبت پس از در یافت اعلام کتبی مبنی بر پیدا شدن سند مالکیت اولیه که به ضمیمه سند باید باشد دستور ثبت آن را در دفتر اندیکاتور می دهد و برای اقدام لازم به دفتر املاک ارجاع می نماید. متصدی دفتر اندیکاتور آن را ثبت و جهت ضمیمه نمودن پرونده به بایگانی ارسال می دارد. در بایگانی پرونده از ردیف مربوطه خارج و همراه با تقاضا جهت اقدام به دفتر املاک فرستاده می شود. مسئول دفتر املاک پرونده را از نظر اینکه با سند المثنی معامله ای انجام شده یا خیر بررسی و مراتب را به مسئول اداره گزارش می نماید.رئیس ثبت گزارش مسئول دفتر املاک را بررسی و با ملاحظه محتویات پرونده چنانچه با سند المثنی معامله ای انجام شده باشد دستور ابطال سند مالکیت اولیه را صادر می نماید سپس متصدی دفتر اماک حسب دستور مسئول اداره مراتب ابطال سند اولیه را در ستون ملاحظات ثبت دفتر املاک و پیش نویس سند مذکور قید و سند را باطل و ضمیمه می نماید.
بدیهی چنانچه با سند مالکیت المثنی معامله ای انجام نشده باشد المثنی باطل و مراتب ابطال آن در ستون ملاحظات ثبت دفتر املاک و پیش نویس مربوطه قید می گردد.
سپس مراتب پیدا شدن سند مالکیت اولیه و ابطال سند المثنی طی بخشنامه ای به دفاتر اسناد رسمی حوزه ثبتی تابعه اعلام می گردد.
بخشنامه را مسئول ادراه امضاء و پس از درج شماره بر آن وسیله متصدی دفتر اندیکاتور به دفاتر اسناد رسمی تابعه ارسال می نمایند سپس پرونده در ردیف مربوطه در بایگانی ضبط می شود.
